Já pensou em otimizar os documentos de sua empresa de uma maneira mais prática, rápida e econômica? Se você nunca ouviu falar de um modelo de organização de documentos assim, nós temos 5 razões pelas quais sua empresa precisa de GED
Implementar um sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) em uma empresa pode trazer uma série de benefícios significativos. Aqui estão cinco razões pelas quais sua empresa precisa considerar a implementação de GED:
1- Eficiência operacional: um sistema de GED automatiza o processo de gerenciamento de documentos, permitindo a captura, armazenamento e recuperação de informações de maneira rápida e eficiente. Isso reduz a dependência de documentos em papel, elimina a necessidade de busca manual e agiliza os fluxos de trabalho, resultando em maior eficiência operacional.
2 – Economia de tempo e recursos: com um sistema de GED, os funcionários não precisam gastar tempo procurando documentos físicos ou digitais em pastas desorganizadas ou sistemas de arquivo confusos. O acesso rápido e fácil a documentos importantes economiza tempo e permite que os colaboradores se concentrem em tarefas mais valiosas. Além disso, a redução do uso de papel também leva a uma economia de recursos, como espaço de armazenamento físico e custos de impressão.
3 – Colaboração e compartilhamento facilitados: com um sistema de GED, os documentos são facilmente compartilhados e têm colaboração em tempo real. Os funcionários podem acessar arquivos simultaneamente, fazer edições colaborativas e fornecer feedback imediato, independente de sua localização geográfica. Isso melhora a participação entre as equipes, agiliza os processos de tomada de decisão e aumenta a produtividade geral.
4 – Segurança e conformidade: Um sistema de GED oferece recursos avançados de segurança para proteger documentos confidenciais ou sensíveis. O acesso aos arquivos pode ser controlado e restrito com base em permissões definidas, garantindo que apenas as pessoas autorizadas possam visualizar, editar ou excluir documentos. Além disso, um sistema de GED pode rastrear e auditar todas as atividades relacionadas aos documentos, fornecendo um histórico completo de quem acessou ou modificou os arquivos, o que é importante para fins de conformidade regulatória.
5 – Backup e recuperação de desastres: Documentos importantes podem ser facilmente perdidos ou danificados em caso de desastres naturais, incêndios ou falhas de hardware. Um sistema de GED permite que os documentos sejam armazenados em servidores seguros, com opções de backup regular. Isso garante que os documentos estejam protegidos contra perda irreparável e permite uma recuperação rápida em caso de incidente.
Essas são apenas algumas das razões pelas quais sua empresa pode se beneficiar da implementação de um sistema de GED. A adoção de um sistema eficiente de gerenciamento de documentos pode impulsionar a produtividade, melhorar a colaboração, fortalecer a segurança e reduzir custos operacionais, proporcionando uma vantagem competitiva no mercado.
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